Ал Нуккари Моаяд, аспирант Высшей школы менеджмента, ведущий специалист управления международной деятельности, старший преподаватель кафедры иностранных языков № 3
109992, Москва, Стремянный пер., д. 36.
Al Nukkary Moaiyad, Post-Graduate Student of the Higher School of Management, Leading Specialist of the Management of International Activities, Senior Lecturer at the Department of Foreign Languages N 3
36 Stremyanny Lane, Moscow, 109992
В условиях стремительной цифровизации современные организации сталкиваются с необходимостью переосмысления подходов к управлению документами. Данное исследование посвящено комплексному анализу электронного архивирования как ключевого элемента повышения эффективности организационного управления в эпоху цифровой трансформации. Основу методологической базы составляет системный анализ, включающий изучение научных публикаций, нормативно-правовых актов, а также успешных кейсов внедрения, таких как международный проект ЮНЕСКО «Память мира». Особое внимание уделено сравнительной оценке традиционных и электронных систем архивирования по трем ключевым параметрам: экономическая эффективность, безопасность данных и удобство доступа. Проведенное исследование позволило выявить значительные преимущества систем электронного архивирования (СЭА). Во-первых, они демонстрируют впечатляющую экономическую эффективность, сокращая затраты на хранение документов на 40– 60% благодаря автоматизации процессов и использованию облачных технологий. Во-вторых, современные СЭА обеспечивают полное соответствие юридическим требованиям за счет применения электронной подписи и меток доверенного времени, что особенно важно для долгосрочного хранения документов. В-третьих, интеграция передовых технологий, таких как искусственный интеллект (включая обработку естественного языка и компьютерное зрение), позволяет ускорить обработку документов на 70%, а использование блокчейна гарантирует неизменность и прозрачность архивных записей. Актуальность исследования обусловлена экспоненциальным ростом объемов цифровых документов – от стандартной финансовой отчетности до сложных BIM-моделей, а также необходимостью их надежной защиты как от киберугроз, так и от физической деградации носителей информации. Перспективы развития электронного архивирования связаны с внедрением Predictive Analytics для интеллектуального прогнозирования сроков хранения документов и использованием квантовых технологий для защиты данных. Однако исследование также выявило ряд существенных проблем, требующих решения: феномен «цифрового забвения», вызванный быстрым устареванием форматов, и необходимость значительных первоначальных инвестиций в инфраструктуру. Таким образом, электронное архивирование представляет собой не просто технологическую инновацию, а стратегический инструмент управления, способный кардинально повысить эффективность организаций в условиях цифровой экономики. Результаты исследования могут быть использованы для разработки практических рекомендаций по внедрению СЭА в различных отраслях.
In conditions of fast digitalization present day organizations face the necessity to revise approaches to document management. The research deals with complex analysis of electronic archivation as a key element of raising efficiency of organizational management in the era of digital transformation. The basis of methodological foundation is made up by systemic analysis, which includes studying academic publications, regulatory and legal acts and also successful cases of introduction, such as UNESCO project ‘Memory of the World’. Special attention was paid to comparative assessment of traditional and electronic systems of archivation by three key parameters: economic efficiency, data security and access comfort. The mentioned research allowed us to identify serious advantages of systems of electronic archivation (SEA). Firstly, they demonstrate impressive economic efficiency, cutting costs of document storage by 40–60% due to automation process and use of cloud technologies. Secondly, current SEA ensures full compliance with legal requirements at the expense of electronic signature and marks of entrusted time and it is especially important for long-term storage of documents. Thirdly, integration of advanced technologies, such as AI (including processing of natural language and computer sight) can help speed up document processing by 70%, while block-chain use can guarantee invariability and transparency of archive records. The acute nature of the research is stipulated by exponential growth of digital document volumes, from standard finance accounting to complicated BIM-models and the necessity to protect them against cyber-threats and physical degradation of information carriers. Prospects of electronic archivation development are connected with introduction of Predictive Analytics meant for intellectual forecasting document storage periods and applying quant technologies to protect information. However, the research revealed a number of problems requiring solution: the phenomenon of ‘digital oblivion’ caused by fast obsolescence of formats and the necessity of considerable initial investment into infrastructure. Thus, we can say that electronic archivation is not only a technological innovation but a strategic tool of management capable to raise efficiency of organizations in conditions of digital economy. Research findings can be used to develop practical recommendations on introducing SEA in different spheres.
The authors declare that there are no conflicts of interest present.