Электронное архивирование документов как ключевой элемент эффективного управления организацией

В условиях стремительной цифровизации современные организации сталкиваются с необходимостью переосмысления подходов к управлению документами. Данное исследование посвящено комплексному анализу электронного архивирования как ключевого элемента повышения эффективности организационного управления в эпоху цифровой трансформации. Основу методологической базы составляет системный анализ, включающий изучение научных публикаций, нормативно-правовых актов, а также успешных кейсов внедрения, таких как международный проект ЮНЕСКО «Память мира». Особое внимание уделено сравнительной оценке традиционных и электронных систем архивирования по трем ключевым параметрам: экономическая эффективность, безопасность данных и удобство доступа. Проведенное исследование позволило выявить значительные преимущества систем электронного архивирования (СЭА). Во-первых, они демонстрируют впечатляющую экономическую эффективность, сокращая затраты на хранение документов на 40– 60% благодаря автоматизации процессов и использованию облачных технологий. Во-вторых, современные СЭА обеспечивают полное соответствие юридическим требованиям за счет применения электронной подписи и меток доверенного времени, что особенно важно для долгосрочного хранения документов. В-третьих, интеграция передовых технологий, таких как искусственный интеллект (включая обработку естественного языка и компьютерное зрение), позволяет ускорить обработку документов на 70%, а использование блокчейна гарантирует неизменность и прозрачность архивных записей. Актуальность исследования обусловлена экспоненциальным ростом объемов цифровых документов – от стандартной финансовой отчетности до сложных BIM-моделей, а также необходимостью их надежной защиты как от киберугроз, так и от физической деградации носителей информации. Перспективы развития электронного архивирования связаны с внедрением Predictive Analytics для интеллектуального прогнозирования сроков хранения документов и использованием квантовых технологий для защиты данных. Однако исследование также выявило ряд существенных проблем, требующих решения: феномен «цифрового забвения», вызванный быстрым устареванием форматов, и необходимость значительных первоначальных инвестиций в инфраструктуру. Таким образом, электронное архивирование представляет собой не просто технологическую инновацию, а стратегический инструмент управления, способный кардинально повысить эффективность организаций в условиях цифровой экономики. Результаты исследования могут быть использованы для разработки практических рекомендаций по внедрению СЭА в различных отраслях.

1. Алисултанова И. А., Алисултанова И. А. Организация электронного архива документов: преимущества и эффективность цифрового архивирования // Вестник КНИИ РАН. – 2020. – № 3 (3). – С. 11–15.

2. Зверева Н. Автоматизация архивной службы предприятия. – URL: https://base.garant.ru/5204359

3. Макарова А. K., Царева А. Г. Современные проблемы регламентации создания и использования электронных архивов в России // Вестник Томского государственного университета. – 2011. – № 7. – С. 256–257.

4. Максимов Е. Е., Бурс К. В., Жереб Л. А. Актуальность и проблемы электронных архивов современных российских предприятий // Актуальные проблемы авиации и космонавтики. – 2012. – Т. 2. – № 8. – С. 184–185.